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  1. DX

知恵集合!

G Suiteのビジネスチャットツール、その名もそのまんま「Google Chat」にタスク機能が追加されました。これで当社でも長年利用していた「ChatWork」の機能に比肩できるレベルになったのではないかと思ってます。
慣れ親しんだツールを乗り換えるには相応の労力がかかるのですが、「知恵の集約」という目的を一番確実にできそうなことが、ChatWorkからGoogle Chatへの移行による、G Suiteでの「知恵の一元管理」だという戦略的思考を実践できるか、現在試行中している様子をちょっとだけ披露させていただきます。

こちらがiOSアプリ版の「Google Chat」有償版のG Suiteユーザー専用ということで、他社との連携には今しばらく時間がかかる、というか、最大のボトルネックになりそうです。ただし、今回Gmailとの「セット販売」的な広め方をしてますので、アメリカにおけるSluckのようなビジネスチャットの「標準」がまだまだ整備されていない日本マーケットにおいては、ひょっとするとひょっとするかも?してほしい!
アプリを起動すると、一番下のエリアで「チャット(1:1、個別のメッセージ送受信用)」と「チャットルーム(1:n、グループを作って情報をやり取りする)」、大きく分けて2つの機能を選択できます。
タスク機能は今の所「チャットルーム」専用のようです。なので、チャットルームを作っていきます。
右下にある「+新しいチャットルーム」を押します。
こんな画面になるので、「チャットルームを作成」をクリック。適当なチャットルームを作りますが、今回は複数人と情報共有・タスク共有をするのではなく、自分個人のタスク管理のためなので、それに適した名称がいいでしょう。
記号をつけるというルールも便利です。
チャットルームを作る時は、自分のアカウントは最初から入っているので、追加する必要はありません。
自分自身のタスク管理専用のルームにするためのコツは、予め管理者専用アカウントのような、属人でない役割アカウントを1つ用意しておき、そのアカウントと共有すること。
後々、各種スクリプトなどを活用する時にも、一つ管理者アカウントがあると便利なので、G Suite運用時にはぜひ1つ作ることをおすすめします。
ここでも、管理者と共有しました。

こんな感じで名前を入れて、アイコンもそれらしいものを選びました。
これで「To Do」という名称のグループができました。

チャットルームにタスクを追加していきます。
iOSアプリだと右下にタスクを追加するためのボタンがあるのでこちらをプッシュ。
タスクの表題(タイトル)と、明細を各エリアがあるので、適当な名前と説明を入れましょう。
こちらのボタンで期日と担当者を設定できます。
このように、タイトル(デモ用)期日(9月7日)担当者(自分)を設定して「保存」で、タスクが登録できます。
こんな感じでチャットルームにタスクが登録されました。
この「チャットルームにタスクが紐付けられる」という感覚は後々大切になってくる感じがします。
で、複数のチャットルームにまたがって設定したタスクを一覧するにはどうするか。残念ながら「Chat」アプリそのものだけでは個別のチャットルームのタスクを見ることはできても、一覧する機能はない。
で、「G Suite」っていうぐらいだから、必ずどこかと連携しているだろう、と探してみたら、やはりありました「Google To Doリスト」(紹介記事)。
単独のアプリとしても存在してましたが、「つなげる」という役割で舞い戻ってきた感ですね。
「To Doアプリ」を見ると、他のタスクと並んで「会議室から割り当てたタスク」というタグが付いて、登録されています。

他にも、パソコン版のGmailにもTo Doリストを表示させる機能があり、そちらのTo Doリストとももちろん連携していますので、出先ではアプリのTo Doリスト、事務所ではパソコンのGmailで、仕事のモレを減らすことができます。

【ここ重要】
今回のChatのアップデートの画期的なところは、G Suiteに今までなかった「チームのメンバーにタスクを割り振る機能が登場した」、ここに尽きます。
基本的に自主自立した仕事の進め方をしているっぽい、Googleの方々は「セルフマネジメント」が当たり前で、他人にタスク管理をされるなんて状況はあまりなかったのかもしれず、それがG Suite製品にも影響を与えていたと思います。

一方、ChatWorkに慣れている人からすると、同じ仕事をチームで行う状況につかう「タスク機能」はとても便利で重要な機能でした。
このギャップが、当社でも社内連絡をG SuiteのアプリでやりたかったのにChatWorkを残していた最大の理由だったのですが、今回のアップデートで「知恵はすべてGoogleのデータレイクに放り込み、使う時は検索で探してくる」という最高にシンプルなやり方に向けての大きな進歩が得られたと感じてます。

もちろん、数年に渡って慣れ親しんできた道具を乗り越えるのは大きなハードルですし、当社でいうと、スケジュール管理をサイボウズからGoogle Calendarに乗り換えた時以来の大仕事になりますが、日々の業務連絡という「ビッグデータ」を意思決定の資源として活用していく上で、最善手である可能性を追求し、試行錯誤を続けていこうと思います。

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