昔から「経営資源」として言われていたのが「ヒト・モノ・カネ」。
今ではこれに「時間」「情報」「無形資産（知財や顧客基盤）」などを加えることもあります。
なかでも「時間」は、どんな人でも同じ量が等しく分け与えられているにも関わらず、その活用度合いで成果が変わってくる、「差別化」を図るべき資源として、日々よりよい「時間管理法」を探す方も多いのではないでしょうか。
GWSが持つ「感情と情報を交換する（コミュニケーションする）」ための道具として、超重要な役割を果たすのが時間を管理するための道具「Googleカレンダー」です。
使い方はコミュニケーションに参加する人数にもよりけりですが、GWSを毎日使いまくっていて感じるのは、日本の中小企業によく見られる「指示受動型」組織のあり方（外部から指示を受けて実施する頻度が高いパターン）とシリコンバレー的な「個人主導型」組織のあり方（といっても、実際にシリコンバレーで働いた経験はないので、妄想かもしれませんが、自ら課題を設定して自ら実施する頻度が高いパターン）があるとすると、もともとは後者的な使い方を想定してデザインされている道具なのではないかということです。（2つの組織類型は「0か1か」というデジタルな分類ではなく、「程度」のアナログな分類とお考えください。）
合わせて、「スケジュール管理」という工程において、には「プラン」と「チェック」という作業が含まれますが、「集団」でこの工程を実施しようとした時、「ネットワーク型」の道具を使うと圧倒的にコストが小さくなるということも道具を選定する際の重要な条件になります。
| 組織・スケジュール管理の類型 | プランする人 | チェックする人 | 向いている道具 |
|---|---|---|---|
| 指示受動型（組織主導） | 他人（提案→承認） | 他人 | ネットワーク型（見える化必須） |
| 自己設定型（個人主導） | 自己 | 自己 | スタンドアロン型（脳内でもOK） |
壁面にカレンダーを貼ってスケジュールを共有する姿は、古来いろいろな事務所で見られてきましたが、「その場所に行かないと情報が見られない」という「場所の制限」がついて回ります。
ましてや頭の中に入っているスケジュールはその人本人しか理解できない。
こういった「スタンドアロン型」のスケジュール管理は読み出すまでのスピードは爆速ですが、共同活用するということはほぼ不可能、ということで、「組織主導のネットワーク型スケジュール管理」と「個人主導のスタンドアロン型スケジュール管理」それぞれの長所短所を理解して、使い分けることができると、仕事の幅がググッと広がります。
さて、当社では仕事上の役割によってスケジュール管理のパターンはバラバラですが、共通の道具としてもちろん「Googleカレンダー」を使っているわけですが、「ネットワーク型」で使おうとしたときの重要なインスピレーションを与えてくれた体験が、宮川商店さんが開催する「BG研修」への参加でした。
詳しい研修の内容は割愛いたしますが、「体験実践型時空管理トレーニング」とでも表現すればよろしいでしょうか。飲食業は言うに及ばず、製造業・コンサルティング業など、業種を問わずに活用できるノウハウが満載されたセミナーを受ける中で、「ピカッ」とGoogleカレンダーの使い方がひらめいたのです。
この使い方をマスターするためには、Googleカレンダーならではのスケジュール共有の概念に慣れる必要があります。
手を動かして何度かやればそんなに難しいことでは有りませんが、組織員が下記テーブルを意識せずとも使いこなせるレベルになれば、チームの作業が抱えるムラ・ムダ・ムリは相当解決できます。
| ゲスト＝アカウント | ゲスト＝カレンダー | |
| ホスト＝アカウント | 個人完結型 | 個人指示型 |
| ホスト＝カレンダー | 個人実施型 | 組織完結型 |
実際に触って使ってみると「なるほどな」と感じていただける使い方なのですが、上記分類に「ゲストの権限」を加え、さらに「ToDoリスト」や「Google Meet」との連携、「Google Apps Script」を導入した組織解析まで行くと、自分でやり方を調べるよりも、時間をお金で買ったほうがぐっとお得だと思います。
ご興味をいただければ、ぜひコチラを御一覧ください。
